Обмеження властивості Status у формулах Notion
Властивість “Status” є однією з найнеобхідніших у Notion при роботі з базами даних. Втім, ця властивість з’явилася не від самого початку. До “Статусу” цю роль виконувала властивість “Select”.
Деякий час я не розумів, навіщо мені може знадобитися ця нова властивість, однак зараз можу точно сказати: “Статус” слід використовувати, адже “Select” не завжди здатна її замінити.
2 головні переваги властивості Status
Групування за “Статусом”
Основна перевага “Status” над “Select” розкривається тоді, коли ви хочете згрупувати записи у базі даних. Нижче я навів приклад того, як виглядає стандартне групування при використанні властивості “Status” і як — при використанні властивості “Select”.
Насправді, на перший погляд усе виглядає однаково, і різниці справді немає. Втім, якщо ми зайдемо в налаштування групування, коли за основу взято саме властивість “Status”, то побачимо окремий пункт налаштувань — Status by.
Як бачите, тепер ми можемо групувати не лише за опціями “Статусу”, а й за конкретними етапами (групами). Іноді саме таке групування є більш інформативним.
Групування за “Select” такої можливості не дає, адже там немає загальних груп. У “Status” за ці групи відповідають стандартні етапи: To-Do, In Progress, Completed. Ви не можете їх змінити або видалити — лише додати свої опції до конкретної групи.
Відображення у вигляді Checkbox
Ви також можете задати спосіб відображення властивості “Status” — у вигляді Select або Checkbox. Якщо ви зміните його на Checkbox, то при натисканні статус автоматично зміниться на Done.
Ви не можете змінити поведінку Checkbox і вказати, на який саме статус має відбуватись зміна — що цілком логічно, адже ми позначаємо щось як виконане.
У випадку властивості Select ми можемо користуватись лише випадаючим списком. “Статус” у вигляді Checkbox може бути особливо зручним під час користування Notion на мобільних пристроях.
Обмеження властивості “Статус” у формулах
Щоб ви краще зрозуміли, про яке саме обмеження йдеться, спершу я і розповів вам про можливість групувати статуси, бо це буде важливо далі.
У своїх формулах я часто фільтрую результати, які хочу отримати. Наприклад, у мене є база даних проєктів і база даних задач. Я хочу створити у базі проєктів формулу, яка показуватиме кількість виконаних задач.
Для цього я використаю таку формулу:
Але справа в тому, що у формулі я маю можливість вказати лише опцію. Тобто це буде або In Progress, або Archive, або Done і т.д. Втім, я не маю можливості задати саме групу “Статусу” у формулі.
Чому це проблема?
На перший погляд, достатньо просто перерахувати всі опції, які ми хочемо підраховувати, і це дійсно так. Наприклад, тут я отримую суму і Done, і Archive задач.
Однак, якщо я додам нову опцію, мені потрібно буде внести її в цей список у формулі. А якщо я забуду це зробити, формула не братиме до уваги цю нову опцію. І, відповідно, мої підрахунки вже не будуть точними. А тепер уявіть, що ваша система включає десятки баз даних та формул, які можуть містити такі списки. Крім того, з часом ви можете забути, які саме формули містять цей перелік.
А от якби ми могли задавати у формулі саме групу статусу, то опції, які б ми додавали до цієї групи, за логікою автоматично потрапляли б у наш підрахунок.
Висновок
Як людина, яка любить у своїх шаблонах використовувати та аналізувати велику кількість статистичної інформації, я впевнений, що можливість зазначати у формулах не лише опції, а й групи властивості “Status”, значно зменшить кількість ручної роботи та знизить шанс помилок. І, на мою думку, така можливість була б доволі логічною і точно є необхідною.
Якщо ви використовуєте формули, подібні до тих, що я навів у цій статті, не забувайте змінювати ваші формули, якщо ви будь-яким чином змінили опції вашої властивості “Status” або іншої подібної властивості. Крім того, пам’ятайте, що правопис у формулах є чутливим, і назви мають повністю відповідати тим, як вони прописані у властивостях. Наприклад, якщо у властивості опцію Done ви написали з великої літери, то і у формулі обов’язково має бути написано з великої літери.
